Mon projet de recherche

Mon projet de recherche porte sur l’histoire du formulaire en France des origines à nos jours.

Ce projet s’inscrit dans un renouveau de la diplomatique justifié par la profonde évolution que connaît actuellement le document sous l’influence des nouvelles technologies, tant dans ses aspects techniques qu’administratifs et juridiques. La diplomatique, science née au xvii^e siècle de l’œuvre de Mabillon, a connu une période particulièrement féconde au xix^e siècle et au début du xx^e avec, notamment, les travaux d’Arthur Giry et des grands diplomatistes allemands. Longtemps confinée dans ses objectifs originels, à savoir l’étude des actes médiévaux, elle élargit considérablement son champ de compétence au cours du xx^e siècle. Georges Tessier, bien que restant un diplomatiste médiéviste, se révèle visionnaire et ouvre des perspectives alors insoupçonnées en définissant la diplomatique comme «la connaissance raisonnée des règles de forme qui s’appliquent aux actes écrits et aux documents assimilés ». De fait, la diplomatique française s’intéresse progressivement aux documents de l’époque moderne, avec notamment les travaux de Michel Antoine, d’Hélène Michaud et de Bernard Barbiche, jusqu’à ce qu’en 1977 une chaire d’archivistique contemporaine soit créée à l’Ecole des Chartes : son premier titulaire, Bruno Delmas, participe activement depuis lors à l’émergence d’une diplomatique contemporaine. Stimulée par les problématiques que posent les documents sur supports audiovisuels et numériques, elle a pris son essor ces dernières années avec les travaux de Louise Gagnon-Arguin, de Luciana Duranti et du groupe INTERPARES.

En marge de la diplomatique contemporaine, se développe aussi une réflexion sur la notion de document d’une part, sur le statut du document d’autre part, tous deux bousculés par l’évolution technologique. Les travaux de Roger T. Pédauque, personnage mythique symbolisant un atelier d’écriture collective animé par Jean-Michel Salaün, ainsi que ceux de Marie-Anne Chabin ont beaucoup contribué à faire progresser le débat.

Mais toute réflexion générale gagne à s’adosser à des études particulières. Mon projet de recherche se situe donc à l’appui et au confluent de ces deux courants : l’émergence de la diplomatique contemporaine et la réflexion actuelle sur le document. Il s’intègre aussi dans les thématiques de la Mention « Histoire, Textes et Documents » de l’Ecole doctorale à l’Ecole Pratique des Hautes Etudes, notamment l’histoire de l’imprimé et de l’écrit. Enfin il participe également à l’un des axes de recherche de mon département universitaire – Département des Sciences de l’Information et Métiers de la Culture – dans le cadre du laboratoire auquel je suis rattachée en tant qu’enseignant-chercheur à l’université de Haute-Alsace, le CRESAT (Centre de Recherches sur les Economies, les Sociétés, les Arts et les Techniques) ; cet axe s’intitule « systèmes d’information des patrimoines et des savoirs ».

J’ai choisi de m’intéresser plus particulièrement au formulaire parce que c’est un document qui, aujourd’hui, fait partie intégrante de notre quotidien d’administré, de citoyen, de professionnel, d’assuré social, de client, d’internaute, etc. Autrement dit, il accompagne à peu près tous nos actes. Il revêt de plus, au-delà d’un schéma structurel commun, des formes très diversifiées liées tant à ses objectifs qu’à ses moyens de production.

A ce jour une requête sur le mot « formulaire » dans le moteur de recherche Google renvoie 45 200 000 réponses. Un sondage permet de les classer grossièrement : outre les formulaires en ligne, d’origine administrative, commerciale ou autre, on trouve des guides pour la conception de formulaires, des logiciels et tutoriels pour leur production ainsi que des articles et messages sur les blogs et forums de développeurs dédiés à des problèmes techniques de création ou d’exploitation. Mais, d’après une recherche rapide, aucune étude complète sur ce type de document n’apparaît, ni sur la toile, ni dans les catalogues de bibliothèque. Il faudrait néanmoins faire des investigations plus approfondies, notamment dans les articles de revues, pour maintenir une telle affirmation.

Tout d’abord il conviendra de définir ce que l’on entend par « formulaire » pour bien cerner l’objet de la recherche. Sera délibérément mise de côté l’acception mathématique ou technique.

La première idée qui vient, au vu de ce nous sommes appelés à utiliser tous les jours, c’est qu’un formulaire est un document comprenant une partie fixe présentée d’une certaine façon, non modifiable – en général imprimée lorsque le formulaire est sur papier – et une partie à compléter destinée à recevoir des données variables en fonction de la personne – physique ou morale – ou de l’objet concernés.

Dès lors, devra-t-on retenir dans l’étude le Manuel du notaire ou le Formulaire des maires ? A priori, on pourrait penser que non, car il s’agit de recueils de modèles qui ne sont pas les documents eux-mêmes, mais qui sont destinés à être copiés pour produire des actes stéréotypés adaptés à chaque action ou situation, à charge par le rédacteur d’y inscrire les données variables au moment de la genèse. Pourtant, la bureautique a introduit une nouvelle donne : en effet, les modèles – aussi appelés gabarits ou parfois même formulaires – stockés dans les « bibliothèques » de logiciel de traitement de texte ou de messagerie, voire de tableurs, ou générés à la demande par l’utilisateur, sont bien des documents comportant du texte fixe présenté d’une certaine façon – en l’occurrence selon une feuille de style – appelés à recevoir des données variables par une opération manuelle ou automatique de type publipostage. Il conviendra donc de s’intéresser à ce type de document.

Enfin, pour les informaticiens, le formulaire est avant tout une boîte de dialogue. Mais cette acception très large n’inclut pas forcément la notion d’information qui est étroitement liée à celle de document : en effet, il existe de nombreuses boîtes de dialogue dans les systèmes et logiciels informatiques qui servent surtout à spécifier tel ou tel paramètre. Il ne s’agit là que d’une information purement technique destinée à l’ordinateur et à laquelle on ne saurait donner la même valeur que celle contenue dans un document. Cette acception sera donc écartée délibérément.

L’objet d’étude étant ainsi défini, il faudra s’intéresser à l’histoire du formulaire. Il existe dès le Moyen Age des actes de chancellerie comportant deux écritures distinctes permettant d’affirmer qu’ils ont été préparés à l’avance en un certain nombre et ont reçu les données variables lors de la délivrance de l’acte. Mais ce phénomène semble rarissime tant que le document reste manuscrit.

C’est l’imprimerie qui va tout bouleverser, du moins est-ce l’hypothèse que l’on peut formuler. Avec l’apparition et le développement de l’imprimerie, il devient désormais possible de produire en nombre et à moindre coût des documents stéréotypés dans lesquels sont réservés en blanc des espaces destinés à accueillir des données variables. Parallèlement, c’est la période à partir de laquelle l’administration royale ne cesse de se développer selon un double mouvement complémentaire : d’une part, elle se complexifie avec la création et le développement d’institutions nouvelles, d’autre part elle se déconcentre avec la multiplication des offices et l’apparition des commissaires « départis » dans les provinces. L’un des enjeux de cette recherche sera de déterminer plus précisément à partir de quand apparaît le formulaire, dans quelles administrations et quels domaines d’activité.

Dès lors, on peut avancer l’idée – mais il faudra la démontrer en s’appuyant sur des exemples – que le formulaire constitue un outil garantissant une certaine uniformité des actes à travers le royaume et simplifiant la tache de l’administrateur.

Parallèlement, le formulaire se développe aussi dans la sphère privée, principalement pour les actions commerciales : factures, lettres de change, contrats d’assurance commencent à apparaître sous forme d’imprimés à compléter.

A partir de la Révolution française, l’administration, autant que la gestion privée, se rationnalise encore, tout en continuant à se complexifier. Les formulaires se multiplient pour toutes sortes d’actes administratifs. La fonction statistique, par exemple, va être génératrice de nombreux tableaux pré-imprimés qu’il suffit de compléter.

Au cours du xx^e siècle, la notion de simplification administrative fait son apparition dans le discours officiel pour perdurer jusqu’à nos jours. L’influence qu’elle a sur le formulaire est certaine, mais reste à étudier dans le détail. Les deux tendances que l’on peut pressentir sont d’une part, la prolifération du formulaire ressenti par l’administrateur comme un facteur de normalisation des procédures, d’autre part la simplification du formulaire lui-même, mieux rédigé, plus sobre, présenté de façon plus claire.

Au cours de cette étude, il sera intéressant de s’interroger sur ce qui, de la complexification de l’administration ou de la simplification administrative, a le plus contribué au développement du formulaire et à son évolution.

Enfin se produit un nouveau bouleversement avec l’essor de la technologie informatique. Le formulaire de saisie pour alimenter une base de données est probablement le premier document de ce type à s’intégrer dans l’univers numérique : il en est le produit direct, même si parfois il est encore imprimé à partir de l’ordinateur pour être complété manuellement lors d’une première étape de traitement. Avec le développement du réseau Internet, le formulaire se retrouve en ligne, sous divers formats, depuis le document de type Word jusqu’à la page web en HTML en passant par le fichier PDF à télécharger. Aujourd’hui tous ces formats, dont l’usage sera étudié en détail, coexistent sur le réseau, tandis que de nouveaux formats apparaissent et gagnent du terrain parce qu’ils facilitent l’exploitation des données recueillies, tel le PHP. On retrouve en ligne tous les formulaires qui existaient déjà dans l’univers papier, mais aussi des types nouveaux générés par les besoins de la toile – tel le formulaire d’identification – ou produits en raison des immenses possibilités de diffusion et de recueil de données qu’offre le réseau internet. De plus, la volonté de modernisation de l’Etat affirmée par tous les gouvernements depuis une vingtaine d’années passe aujourd’hui par la dématérialisation des procédures et, par conséquent, va provoquer un essor considérable du formulaire numérique. Enfin, il joue un rôle croissant dans d’autres domaines que l’administration, comme la publicité ou la politique

La notion de formulaire telle que je l’ai définie plus haut englobe une multiplicité de documents qui, bien que présentant d’indéniables caractères communs, sont d’une extrême variété.

Avant d’entreprendre une étude diplomatique classique de ces documents, il serait donc intéressant d’en établir une typologie. Une telle démarche doit s’appuyer sur des critères de classification. L’un d’entre eux pourrait être l’usage pour lequel a été créé le formulaire. On pourrait ainsi parler de formulaire rogatoire pour tout document impliqué dans une procédure de demande, de formulaire déclaratif pour celui qui est destiné à transmettre des données légalement obligatoires, de formulaire fonctionnel pour celui qui sert à organiser le travail administratif – dossier pré-imprimé, bordereau de versement d’archives –, etc.

Mais une difficulté apparaît : la catégorie peut changer selon que l’on considère le formulaire du point de vue du producteur qui l’a généré ou de celui de l’usager qui le complète par ses propres données. Ainsi un formulaire de recensement fera partie des documents d’enquête du point de vue de l’INSEE, mais des documents déclaratifs du point de vue de l’enquêté.

Il faudra donc, en étudiant toutes les sortes de formulaires possibles, faire des choix ou établir une double typologie pour certains documents, peut-être aussi explorer d’autres voies, expérimenter d’autres critères.

Enfin, lorsque le document revêt une forme numérique, il faudra aussi distinguer celui qui n’est que l’équivalent du document sur papier mis en ligne de celui qui appartient totalement à l’environnement informatique.

A partir de cette typologie, pourra être faite une étude diplomatique complète décrivant la genèse et la forme du formulaire. A cette étape de l’étude, je n’envisagerai que les documents sur papier. En effet, vu sa spécificité, il me semble pertinent de réserver un chapitre particulier au formulaire numérique.

L’étude de la genèse s’attachera à décrire, si possible avec une perspective historique, le processus de production d’un formulaire, c’est-à-dire la justification de son existence, sa conception intellectuelle et sa réalisation matérielle. C’est dans cette partie qu’il sera question des guides de conception de formulaires – souvent liés aujourd’hui à la simplification administrative et au management de la qualité – et des recueils de modèles. L’homologation tiendra aussi une grande place avec une étude de la législation en la matière, un historique du CERFA et des organismes qui ont pu le précéder, ainsi qu’une description de son rôle et de son fonctionnement. Sera passé également en revue tout l’arsenal juridique lié de près ou de loin à la rédaction du formulaire concernant, par exemple, l’interdiction de recueillir certaines informations, l’utilisation des données personnelles, le rôle de la CNIL, le droit de rectification, etc. Le circuit du document, plus particulièrement son positionnement dans le processus – au début, à la fin ou au cours de la procédure – seront précisés selon le type de formulaire. Enfin, pour l’aspect matériel, les imprimeries spécialisées dans la production de formulaires administratifs, commerciaux ou autres seront étudiées.

L’étude de la forme comprendra classiquement celle des caractères externes – évolution de l’esthétique, simplification et clarification de la présentation, apparition de la case à cocher, etc. – et celle des caractères internes, c’est-à-dire du discours diplomatique qui est, bien évidemment, tout-à-fait différent des discours classiques – type d’informations recueillies, partie réservée à l’administration pouvant éventuellement comporter un dispositif, rôle de l’obligatoire et du facultatif, mode d’emploi intégré sous forme de notes ou externe sous forme de notice, rôle des questions ouvertes et des questions fermées, validation, etc. Seront mis en dénominateur commun les caractères que l’on retrouve à peu près dans tous les formulaires, puis sera examiné ce qui peut être spécifique à chacune des grandes catégories telles que définies précédemment dans la typologie.

Il manquera l’étude de la tradition, mais, du moins à cette étape de la réflexion, celle-ci semble peu pertinente pour le formulaire sur papier, alors qu’elle prend beaucoup d’importance dans le cas du formulaire numérique.

Une partie conséquente sera consacrée à l’impact des nouvelles technologies sur la genèse, la forme et la tradition du formulaire.

L’étude de la genèse présentera dans un premier temps les principaux logiciels de création de formulaires, avec un chapitre particulier consacré aux applications bureautiques. Elle abordera également, le positionnement du formulaire dans les processus : workflow dans une administration ou une entreprise, étape obligée dans une procédure en ligne, etc.

Pour les caractères externes, un panorama complet des formats actuellement existants devra être établi : formulaires à télécharger, interactifs ou non, à réexpédier par voie postale ou électronique, formulaires à compléter en ligne. Il sera aussi intéressant d’envisager l’influence éventuelle de l’informatique sur l’esthétique du formulaire.

Le problème de la sécurisation des données informatisées est l’un des enjeux essentiels de notre siècle. Il est capital, lorsque l’on demande à l’internaute de compléter un formulaire en ligne de le mettre à l’abri de tout piratage, d’autant que les données fournies sont fréquemment confidentielles. L’étude des systèmes de protection des données fait donc aussi partie de ce sujet de recherche.

Les caractères internes ne sont pas fondamentalement différents de ceux du document sur papier. Le discours est en général transposé à l’univers numérique sans modification profonde. Seule la validation est particulière, lorsque le formulaire est complété en ligne et envoyé électroniquement, puisqu’elle recourt à la signature numérique. Il faudra donc faire une présentation complète de ce type de validation.

L’interactivité et l’hypertexte constituent deux caractéristiques essentielles de la toile. Il est intéressant d’examiner de quelle façon elles ont investi le formulaire et l’ont transformé. Mais, à première vue, il paraît difficile, en se référant à l’analyse diplomatique classique, de déterminer si cela fait partie des caractères externes ou internes.

Enfin la tradition, dont l’examen semblait peu pertinent dans le cas du document sur papier, s’avère en l’occurrence très importante. Dans un univers totalement informatisé, elle inclut en effet l’exploitation ultérieure du formulaire, par quel logiciel et sous quelle forme. Elle comprend également la conservation des données qui pose avec acuité le problème de l’archivage électronique.

Pour mener à bien cette recherche, il ne sera pas possible de recourir à la méthodologie classique de l’historien. En effet, à part pour quelques sujets, comme par exemple l’histoire du CERFA ou des imprimeries spécialisées, l’exploration de fonds d’archives bien ciblés ne pourra être envisagée.

De plus, à tort ou à raison, les archivistes indexent rarement les types de documents et il est quasiment certain qu’une recherche sur le mot « formulaire » dans les index des inventaires et les bases de données ne donnerait aucun résultat.

En conséquence, il faudra mettre en œuvre une méthodologie spécifique croisant ma propre expérience d’archiviste, une enquête sur les forums de discussion des professionnels, des recherches par sondages dans les fonds d’archives des administrations et organismes repérés comme les plus producteurs, des entrevues avec des administrateurs, etc.

Le formulaire apparaît donc comme un sujet d’étude riche et porteur de réflexion sur l’évolution du document, de l’administration et de la société. C’est également un sujet pluridisciplinaire qui participe de l’histoire, de la diplomatique, de l’archivistique et de l’informatique. Il permet d’illustrer par un exemple concret l’impact de deux révolutions technologiques qui ont chacune profondément marqué leur époque et continuent à jouer un rôle essentiel dans notre quotidien : celle de l’imprimerie qui a présidé à la naissance du formulaire et celle de l’informatique qui l’a transformé et a facilité sa diffusion. C’est pourquoi ce projet de thèse pourrait s’intituler : « Le formulaire, de la « galaxie Gutenberg » à l’ère du numérique ».

Je voudrais terminer par une note plus personnelle en expliquant combien ce projet fait partie d’une démarche cohérente résultant d’une longue maturation. A ma sortie de l’Ecole des Chartes, où j’avais suivi avec beaucoup d’intérêt les premiers cours de Bruno DELMAS, j’ai exercé comme conservateur-adjoint aux Archives départementales de Seine-et-Marne. Parmi mes attributions, j’avais pour mission de superviser le fonctionnement du centre de pré-archivage de la cité administrative. J’ai tout de suite pressenti l’utilité, voire la nécessité, de développer la diplomatique contemporaine pour mieux connaître la multiplicité des documents produits à notre époque et en rationnaliser le traitement. L’évolution de ma carrière m’a ensuite orientée vers d’autres intérêts jusqu’à ce que je sois détachée à l’université de Haute-Alsace pour y diriger la formation en archivistique. La récente réforme universitaire m’a permis d’introduire dans la maquette du Master professionnel « Sciences de l’information et métiers de la Culture » spécialité Archivistique un cours de diplomatique contemporaine intitulé « Typologie des archives publiques » que j’ai dispensé pour la première fois au cours de l’année 2005-2006.

Enfin, j’ajouterai que ce projet s’inscrit dans une perspective plus large et plus ambitieuse sur le plan professionnel et scientifique. En France, la recherche en archivistique est fort peu développée par rapport à d’autres pays. Elle est le fait de quelques archivistes méritants qui parviennent difficilement à concilier une activité professionnelle chargée avec une production éditoriale forcément peu abondante. Pour que la recherche en archivistique se développe, il faut que le monde universitaire s’y investisse.

Juillet 2007

Bibliographie sommaire

BAUTIER, Robert-Henri. Leçon d’ouverture du cours de diplomatique de l’Ecole des Chartes (20 octobre 1961) [en ligne]. Bibliothèque de l'Ecole des chartes, 1961, t. 119, p. 194-225. Disponible sur World Wide Web http://dobc.unipv.it/scrineum/biblioteca/bautier.pdf

CAPRIOLI, Eric, CHABIN, Marie-Anne, RIETSCH, Jean-Marc. Dématérialisation et archivage électronique. Paris : Dunod, 2006. 207 p.

CHABIN, Marie-Anne. Je pense donc j’archive. L’archive dans la société de l’information, essai. Paris : L’Harmattan, 1999. 207 p.

CHABIN, Marie-Anne. Le management de l’archives. Paris : Hermès Sciences publications, 2000. 246 p.

DELMAS, Bruno. Manifeste pour une diplomatique contemporaine : des documents institutionnels à l’information organisée. Gazette des Archives, 1996, n° 172, p. 49-70.

DURANTI, Luciana. Pour une diplomatique des documents électroniques. Bibliothèque de l’École des chartes, 2003, t. 161, p. 603-623.

GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des documents des organisations : de la création à la conservation. Sainte-Foy : Presses de l’Université du Québec, 1998. 448 p.

PEDAUQUE, Roger T. Document ; forme, signe et médium, les re-formulation du numérique [en ligne]. 08 juillet 2003. Disponible sur World Wide Web :

http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/06/21/99/PDF/sic_00000511.pdf. sic_00000511, version 1.

PEDAUQUE, Roger T. Document et texte. Permanence et transformations [en ligne]. 15 juin 2004. Disponible sur World Wide Web :

http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/06/23/90/PDF/sic_00001003.pdf. sic_00001003, version 1.

PEDAUQUE, Roger T. Le texte en jeu. Permanence et transformation du document [en ligne]. 07 avril 2005. Disponible sur World Wide Web :

http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/06/23/90/PDF/sic_00001003.pdf. sic_00001401, version 1.

PEDAUQUE, Roger T. Document et modernités [en ligne]. 16 mars 2006. Disponible sur World Wide Web : http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/06/28/26/PDF/Pedauque3-V4.pdfsic_00001741, version 1.

SALAÜN, Jean-Michel. S’inspirer de Roger T Pédauque. In Le document à la lumière du numérique. Caen : C&F Éditions : 2006. p. 17-23. Disponible sur World Wide Web

http://rtp-doc.enssib.fr/IMG/pdf/intro.pdf

SALAÜN, Jean-Michel, CHARLET, Jean. Introduction : Comprendre et maîtriser la redocumentarisation du monde. In PEDAUQUE, Roger T. (dir.). La redocumentarisation du monde. Toulouse : Cépadues Édition : 2007. p. 15-25. Disponible sur World Wide Web
: https://papyrus.bib.umontreal.ca/dspace/bitstream/1866/725/1/Salaun-JM-Redocumentarisation.pdf

TESSIER, Georges ; La diplomatique, Paris, 1952, 3^e éd., 1966, 128 p. (Que Sais-je ?, 536).

TESSIER, Georges. Diplomatique. In SAMARAN, Charles (dir.). L'histoire et ses méthodes. Paris, 1961 (Encyclopédie de la Pléiade), p. 633-676.

Sitographie sommaire

ArchivesSIC. Archive ouverte en Sciences de l’information et de la communication. Mai 2002. Disponible sur World Wide Web :

http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/index.php?halsid=1df6e0d66ef2f7d2fd28f8462b29005d&action_todo=home

CNRS. Sciences et technologies de l’information.et de la communication. Site participatif RTP (33) DOC : documents et contenu : création, indexation, navigation [en ligne]. Màj le 09 janvier 2007. [Consulté le 23 juillet 2007]. Disponible sur World Wide Web : http://rtp-doc.enssib.fr/

Ecole nationale des Chartes. Theleme : Techniques pour l’historien en ligne : études, manuels, exercices [en ligne]. Màj en janvier-février 2006. [Consulté le 23 juillet 2007]. Disponible sur World Wide Web : http://theleme.enc.sorbonne.fr/

INTERPARES : International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems [en ligne].1999 [Consulté le 23 juillet 2007]. Disponible sur World Wide Web : http://www.interpares.org